Mandantenbrief Sonderausgabe Verfahrensdokumentation 2018

Sonderausgabe Verfahrensdokumentation Für Unternehmer Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht! |  Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, die grundsätzlich aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation besteht. Die Sonderausgabe zeigt, welche Informati- onen enthalten sein müssen und was wie dokumentiert werden muss.  | 1. Vorbemerkungen Dass eine Verfahrensdokumentation er- forderlich ist, ergibt sich aus den „Grund- sätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf- zeichnungen und Unterlagen in elektro- nischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD )“. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit An- fang 2015 in Kraft. Nach Rn. 151 der GoBD muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfah- rensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergeb- nisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. PRAXISHINWEIS |  Die Finanzämter fragen oft schon bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation. Aber: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nach- vollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formel- ler Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das ist in den GoBD in der Rn. 155 ausdrücklich festgehalten. Den- noch sollte umgehend eine Verfahrens- dokumentation erstellt werden, soweit dies noch nicht erfolgt ist. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen, dürfte eine fehlende Verfahrensdokumentation „schätzungs­ erhöhend“ wirken. 2. Mitarbeiter in die Erstellung einbeziehen In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen klei- nen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie aber nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorgani- sationen geschaffen. Daher empfiehlt es sich immer, Mitar- beiter in die Überlegungen einzubezie- hen. Sie sind es, die das „Erfahrungs- wissen“ in ihren Köpfen gespeichert haben. Das vorhandene Wissen ist zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig. Richtig umgesetzt stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrens- dokumentation vorzulegen, für alle KMU eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durch- dacht und schließlich schriftlich festge- halten werden. Beachten Sie |  Die Erfahrung zeigt: KMU erreichen hierdurch deutliche Einsparungen in vielen Bereichen. Eine Verfahrensdokumentation muss auch „gelebt“ werden. Abweichungen zwischen der Beschreibung und den tatsächlichen Abläufen können nicht nur bei einer steuerlichen Betriebsprü- fung zu erheblichen Nachteilen führen. Vereinzelt werden auch Opportunitäts- überlegungen angestellt, in denen die Wahrscheinlichkeit und mögliche Höhe einer Zuschätzung mit den Kosten zur Erstellung einer Verfahrensdokumen- tation verglichen werden. Derartige Spekulationen sind gefähr- lich, da Steuernachforderungen und Zinsen darauf sowie mögliche straf- rechtliche Konsequenzen existenzge- fährdend sein können. 3. Wesentliche Bestandteile einer Verfahrensdokumentation Trotz der in den GoBD enthaltenen An- forderungen an eine Verfahrensdoku- mentation gibt es noch genügend Raum für Interpretationen. Die Zielsetzung der Finanzverwaltung scheint klar: Je- Inhaltsübersicht 1. Vorbemerkungen 2. Mitarbeiter in die Erstellung einbeziehen 3. Wesentliche Bestandteile einer Verfahrens­ dokumentation 4. Internes Kontrollsystem 5. Zeitrahmen der Einführung einer Verfahrensdokumentation 6. Eine schriftliche Verfahrensdokumen­ tation fehlt – was tun? 7. Fehlende oder ungenügende Verfah- rensdokumentation 8. Rückwirkende Erstellung und Versionierung 9. Die Verfahrensdokumen- tation muss wahr sein 10. Muster-Verfahrens- dokumentation Seite 1 Seite 1 Seite 1 Seite 2 Seite 2 Seite 3 Seite 3 Seite 3 Seite 3 Seite 4 01 | 2018

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